UPSTATE & NYC MESSAGE     

DSS-4357EL                                                                
WGIUPD                  GENERAL INFORMATION SYSTEM               06/01/01 
                   DIVISION:  Temporary Assistance 

GIS 01 TA/DC019                                                           

TO:  		Commissioner; IM Director; FS Director; MA Director                  
                                                                          
FROM:  	Patricia A. Stevens, Deputy Commissioner, Division of Temporary   Assistance   
                                                       
SUBJECT:  Sample Call-in Appointment Letter - Time Limit Reassessment                                                                             
                                                                          
EFFECTIVE DATE:  Immediately                                             
CONTACT PERSON:  DTA Central Team at 1-800-343-8859, ext. 4-9344    

	The recent regional training on exemption to the state sixty-month time limit discussed the need for every individual approaching the end of the time limit to have a face-to-face reassessment interview.  The primary purpose of this interview is to determine what the individual's correct category of assistance will be after the passage of the sixty-month time limit.  This interview is mandatory for the recipient as a condition of eligibility for Temporary Assistance.

	Food Stamps and Medicaid cannot be ended for failure to keep this appointment.

	Attached is a suggested time limit category reassessment call-in appointment letter.  The letter provides for a specific appointment day and time, explains time limits and exemptions, and the result for each program; Temporary Assistance, Food Stamps and Medicaid of failure to keep or reschedule the appointment.

	A Spanish language version of the letter is also attached.

	The English and Spanish versions of the letter will be available through the CNS batch process in the near future.  This process will be similar to the current recertification call-in batch process.  Details will be transmitted when finalized.

	The letter must be set up on the local district social services (LDSS) letterhead and the address to which the individual is required to report must be clearly indicated.  The time limit count for the adult with the highest count must be added in the blank space in the second sentence of the paragraph that starts "The Welfare Reform Act...".The letter text follows:
º 
This letter is to tell you that you must have a face-to-face interview to help us reassess your public assistance eligibility.  Public Assistance is also called Temporary Assistance.

You must go to the above address for your face-to-face interview.

YOUR INTERVIEW IS ON     (DATE)     AT     (TIME).

If you do not come to your interview, we will think that you do not want assistance.  We will then close your Temporary Assistance case and we will send you a notice telling you the closing date.  If we close your Temporary Assistance case:

•	And you are receiving Food Stamps, we will send you a notice about how this will change the amount of your Food Stamp benefits.
•	And you are receiving Medicaid, your Medicaid will continue.

If you cannot come to the interview, please call the above telephone number before the interview date so we can set up another interview.

The Welfare Reform Act of 1997 limited the amount of time an individual could receive cash temporary assistance to 60 months.  According to our records, your State 60-month time limit count is (01-032) months.

One of the reasons why this reassessment appointment is needed is to help us to decide, if you continue to be eligible, if you can continue to receive cash assistance, or if you must receive non-cash assistance.  If you must receive non-cash assistance, most of your assistance benefits will be paid directly to vendors such as your landlord and your utility company.  Some of the benefits may be provided in cash.

The regulations that allow us to call you in are 18 NYCRR 351.2, 351.21(a) and (d).

The following information will help you to understand some of the reasons why a family may be exempt from the 60 month cash limit and can remain in their current category of assistance.  Family Assistance (FA), or non-cash Safety Net Assistance/Federal Participation (SNA/FP).

EXEMPTION RULES FOR FA AND FOR NON-CASH SNA/FP:  A family must remain in the Family Assistance (FA), or non-cash Safety Net Assistance/Federal Participation (non-cash SNA/FP) if the adult family member is unable to work because of one of the following reasons:

	1.	A physical or mental impairment that is expected to last more than 6 months.

2.	A physical or mental impairment that is the result of domestic violence and is expected to last three or more months.

3.	A physical or mental impairment of a child that is the result of domestic violence that requires the adult family member to remain in the home to care for the child.

4.	A physical or mental impairment of another household member that requires the adult family member to remain in the home to provide full-time care.

If you think you meet any of these conditions, you should tell your worker at the reassessment appointment.  If you have an impairment that prevents you from working, you will have the opportunity to provide medical documentation to verify the impairment as required by the regulations of the Department of Labor.  You may bring any documentation that you have to the interview, however, you may also be required to be evaluated by the district's health care practitioner.

If you or your children are victims of domestic violence and have physical or mental impairments as described in 2 or 3 above that were directly caused by domestic violence, that prevent you from working or participating in a training activity, you can contact your social services agency domestic violence liaison to discuss your situation.  Anything you tell the liaison about your situation will be kept confidential, with the exception of child abuse and neglect.  Disclosure of impairments that are the result of domestic violence is purely voluntary on your part.  You would only need to tell us that your disability was caused by domestic violence if you needed a time limit exemption for a short-term disability lasting between three and six months.  If you do not wish to disclose that your impairment was the result of domestic violence, you can still qualify for a time limit exemption if you have an impairment that is expected to last at least six months that prevents you from working, or there is another household member with a physical or mental impairment that requires you to remain in the home to provide full-time care when you reach the sixty month limit.

EXEMPTION RULE FOR CASH SAFETY NET ASSISTANCE:  Even if you do not qualify to remain in Family Assistance under the rules above, you may still qualify to receive cash Safety Net Assistance.  If you are HIV positive or if you are exempt from employment requirements (for a reason other than drug/alcohol abuse), you may be able to get your assistance in a cash Safety Net Assistance case.

~\S

Esta carta es para notificarle que usted debe presentarse a una entrevista cara a cara para ayudarnos a evaluar su elegibilidad para la asistencia publica.  La asistencia publica tambien es llamada Asistencia Temporal.

Usted debe dirigirse a la direccion indicada arriba para su entrevista de cara a cara.

SU ENTREVISTA ES EL (FECHA) A LA(S) (TIME).

Si usted no se presenta a la entrevista, nosotros asumiremos que usted no desea recibir asistencia.  Entonces cerraremos su caso de Asistencia Temporal y le enviaremos una notificacion anunciandole la fecha del cierre.  Si nosotros cerramos su caso de Asistencia Temporal:

•	Y usted esta recibiendo Cupones de Alimentos, le enviaremos una notificacion acerca de como esto cambiara la cantidad de sus beneficios de cupones de alimentos.
•	Y usted esta recibiendo Medicaid, su Medicaid continuara.

Si no puede presentarse a la entrevista, por favor llame al numero de telefono indicado arriba antes de la fecha de la entrevista, de manera que podamos coordinar otra.

El Acta de Reforma del Bienestar Social o "Welfare" de 1997 limita la cantidad de tiempo que un individuo puede recibir asistencia temporal en efectivo a un maximo de 60 meses.  De acuerdo a nuestros records, su computo con respecto al limite de tiempo estatal de 60 meses es de (01-032) meses.

Una de las razones por las que necesitamos una cita de reevaluacion es para ayudarnos a decidir si puede continuar recibiendo beneficios de asistencia en efectivo o si debe recibir asistencia no en efectivo, siempre y cuando usted continue siendo elegible.  Si usted debe recibir asistencia no en efectivo, la mayoria de sus beneficios de asistencia se pagaran directamente a vendedores tales como su propietario y su compania de servicios publicos.  Algunos de estos beneficios puede que se provean en efectivo.

Las regulaciones que nos permiten llamarle para una entrevista son la 18 NYCRR 351.2, y la 351.21(a) y (d).

La siguiente informacion le ayudara a comprender algunas de las razones por las que una familia puede estar exenta del limite de 60 meses de asistencia en efectivo y puede permanecer en su categoria actual de asistencia.  La Asistencia para Familias (Family Assistance--FA), o la Asistencia para Proveer Seguridad/Paticipacion Federal no en efectivo (non-cash Safety Net Assistance/Federal Participation--SNA/FP).

REGLAS DE EXENCION PARA FA Y SNA/FP NO EN EFECTIVO:  Una familia debe permanecer bajo la Asistencia para Familias (FA), o el programa de Asistencia para Proveer Seguridad/Participante Federal (SNA/FP no en efectivo) si el miembro adulto de la familia no puede trabajar debido a una de las siguientes razones:

	1.	Un deterioro fisico o mental que se espera que dure mas de seis meses.

2.	Un deterioro fisico o mental ocasionado por incidentes de violencia domestica que se espera que dure por tres o mas meses.

3.	Un deterioro fisico o mental de un nino(a) ocasionado por incidentes de violencia domestica que requiere que el miembro adulto(a) de la familia permanezca en el hogar para cuidar del nino(a).

4.	Un deterioro mental de otro miembro del hogar que requiere que el miembro adulto(a) de la familia permanezca en el hogar que requiere que el miembro adulto(a) de la familia permanezca en el hogar para proveer cuidado a tiempo completo.

Si usted cree que usted califica para cualquiera de estas condiciones, usted deberia notificarle a su trabajador(a) en su cita de reevaluacion.  Si usted tiene algun deterioro que le previene trabajar en cualquier capacidad, usted tendra que proveer documentacion medica que verifique el impedimento segun to requieran las regulaciones del Departmento de Trabajo.  Usted puede traer cualquier documentacion que tenga para la entrevista; sin embargo, es posible que se le requiera participar en una evaluacion de salud administrada por el practicante de cuidado de la salud del distrito.

Si usted o sus hijos fueran victimas de violencia domestica y tuvieran deteriorors fisicos o mentales, como los que se describen bajo el numero 2 o 3 de arriba, ocasionados directamente por incidentes de violencia domestica que le impidieran trabajar o participar en una actividad de entrenamiento, usted podria contactar a su contacto de asuntos de violencia domestica de la agencia de servicios sociales para discutir su situacion.  Cualquier cosa que usted le diga al contacto acerca de su situacion sera confidencial, con la excepcion del abuso y la negligencia infantil.  La revelacion de informacion sobre deterioros ocasionados por incidentes de violencia domestica es unicamente voluntaria por su parte.  Usted solo tendria que informarnos que su deterioro fue ocasionado por incidentes de violencia domestica, si usted necesitara una exencion del limite de tiempo por un corto periodo de incapacidad que durase entre tres y seis meses.  Si usted no desea revelar que su deterioro es el resultante de violencia domestica, usted todavia puediera calificar para una exencion del limite de tiempo si usted tuviera un deterioro que se esperase que duraria por lo menos seis meses, el mismo que le prevendria trabajar; o hubiera otro miembro del hogar con un deterioro fisico o mental que requiriera que usted permaneciera en el hogar para proveerle cuidado a tiempo completo cuando usted alcanzace el limite de sesenta meses.

REGLA DE EXENCION PARA RECIBIR ASISTENCIA QUE PROVEE SEGURIDAD EN EFECTIVO: Aunque usted no califique para permanecer recibiendo Asistencia para Familias bajo las reglas indicadas anteriormente, usted todavia puede calificar para recibir Asistencia para Proveer Seguridad en efectivo.  Si usted es VIH positivo(a) o si usted esta exento de requisitos de empleo (por una razon distinta al abuso de drogas/alcohol), puede ser que usted pueda obtener asistencia bajo un caso de Asistencia para Proveer Seguridad en efectivo.